Δωρεάν προγράμματα καταχώρησης και διαχείρισης αποδείξεων – δείτε ποιό (και αν) σας ταιριάζει

Μετά τις τελευταίες εξελίξεις στα φορολογικά, τα προγράμματα που υπόσχονται να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τις αποδείξεις έχουν αρχίσει να ξεφυτρώνουν σαν μανιτάρια. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα έλεγα πως πρόκειται για “αρπαχτές”, αφού η πλειοψηφία των εφαρμογών αυτών ουσιαστικά δεν προσφέρει τίποτα παραπάνω από ό,τι θα μπορούσατε να κάνετε χρησιμοποιώντας ένα απλό excel ή την αντίστοιχη δωρεάν εναλλακτική του, το OpenOffice Calc.  Αφού πέρασα μερικές ώρες δοκιμάζοντας διάφορα σχετικά προγράμματα, ξεχώρισα κάποια τα οποία πιστεύω πως έχουν να προσφέρουν αυτό το κάτι παραπάνω χωρίς να καταλήγουν να δυσχεραίνουν το έργο σας αντί να το διευκολύνουν:

1. InvoiceX (Windows) [Προστέθηκε στις 26/08/2010]

Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.cybernate.gr/

Το InvoiceX είναι μια νέα προσθήκη στη σχετική λίστα, αφού κυκλοφόρησε στις αρχές Ιουλίου. Πρόκειται για ένα πλήρες πακέτο διαχείρισης των αποδείξεών σας που χρησιμοποιεί ως βάση δεδομένων τη MySQL Embedded και κάνει όλα όσα θα περιμένατε και με το παραπάνω. Πιο συγκεκριμένα, τα βασικά χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν:

• Αυτόματη ενημέρωση (Live Update) που εγγυάται ότι έχετε πάντοτε εγκατεστημένη την τελευταία έκδοση της εφαρμογής.
• Έλεγχος ορθότητας του ΑΦΜ βάσει του ειδικού αλγόριθμου υπολογισμού ΑΦΜ. Αυτό σημαίνει πως δεν βασίζεται μόνο στον αριθμό των ψηφίων για τον εντοπισμό μη-έγκυρων ΑΦΜ.
• Υπολογισμός του ποσού των αποδείξεων που πρέπει να συγκεντρώσετε βάσει του εισοδήματος που δηλώνετε.
• Έλεγχος για διπλοεγγραφές στις αποδείξεις σας.
• Αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων μιας εταιρείας, εφόσον έχει ήδη περαστεί μια φορά στη λίστα σας.
• Δυνατότητα εισαγωγής (import) δεδομένων από αρχεία EXCEL και CSV ώστε να μεταφέρετε στο InvoiceX δεδομένα από τρίτες εφαρμογές.
• Δυνατότητα δημιουργίας «χειριστών». Πρόκειται ουσιαστικά για διαφορετικά προφίλ χρηστών, ώστε να είναι εφικτή η διαχείριση των αποδείξεων για πολλά διαφορετικά άτομα.
• Δυνατότητα μεταφοράς μιας απόδειξης από έναν χειριστή σε άλλο.
• Δυνατότητα προβολής γραφημάτων και στατιστικών στοιχείων.
• Υποστήριξη θεμάτων (skins) ώστε να τροποποιήσετε την εμφάνιση σύμφωνα με το γούστο σας.

Αν και δεν έχω χρησιμοποιήσει το InvoiceX για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι εντυπώσεις που μου άφησε είναι οι καλύτερες. Δεν του λείπει τίποτα σε σχέση με τα άλλα προγράμματα της κατηγορίας, είναι γρήγορο, ελαφρύ και αρκετά προσεγμένο σε θέματα ευχρηστίας, ενώ το ότι εγκαθίσταται τοπικά χωρίς να χρειάζεται σύνδεση internet για να λειτουργήσει είναι επιπρόσθετο πλεονέκτημα. Στα θετικά συγκαταλέγεται και το ότι διαθέτει forum υποστήριξης όπου μπορείτε να επικοινωνήσετε για τυχόν προβλήματα, να δείτε video tutorials με οδηγίες χρήσης, να προτείνετε λειτουργικότητες κ.α.

Μοναδική «αδυναμία» του είναι ότι τρέχει μόνο σε Windows, που σημαίνει πως οι χρήστες Linux και Mac θα πρέπει μάλλον να το προσπεράσουν.

2. Easy Tax (Windows)

Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://bit.ly/cnYlec

Το Easy Tax είναι η πρόταση της εταιρείας Data Communication για τη διαχείριση των αποδείξεών σας και θα έλεγα πως είναι η λύση που, συγκριτικά με τις υπόλοιπες, μου άρεσε περισσότερο. Στις δυνατότητες του προγράμματος περιλαμβάνονται τα εξής:

• Δημιουργία φακέλων για τη διαχείριση αποδείξεων από διαφορετικά άτομα.
• Αρκετά αναλυτική λίστα με κατηγορίες δαπανών και δυνατότητα εισαγωγής νέων κατηγοριών, σε περίπτωση που δεν σας καλύπτουν οι ήδη υπάρχουσες.
• Αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων μιας εταιρείας, εφόσον έχει ήδη περαστεί μια φορά στη λίστα σας
• Έλεγχος εγκυρότητας του ΑΦΜ: εάν δεν έχει τον απαραίτητο αριθμό ψηφίων ή αν περιλαμβάνει γράμματα, δεν γίνεται αποδεκτό από το σύστημα
• Δυνατότητα προβολής γραφημάτων ανά φάκελο ή ανά κατηγορία εξόδων
• Επιλογές εξαγωγής των δεδομένων σε excel ή pdf
• Κουμπί “LiveUpdate” που ελέγχει για ενημερώσεις και patches της εφαρμογής

Σχετικά με τα μειονεκτήματα τώρα, εντόπισα τα παρακάτω:

• Κάποιες φορές, όταν προσπαθούσα να περάσω το ΑΦΜ μιας απόδειξης, εμφανίστηκε μήνυμα λάθους (βλ. εικόνα). Update: μετά από κάποια πρόσφατη αναβάθμιση του προγράμματος, το πρόβλημα έπαψε να εμφανίζεται.
• Υπάρχουν κάποια μικρά ζητήματα ευχρηστίας. Π.χ. το κουμπί για το κλείσιμο των καρτελών (tabs) βρίσκεται τέρμα δεξιά στην οθόνη και δεν είναι τόσο προφανές, ενώ γενικά η εφαρμογή ίσως φανεί στην αρχή κάπως δύσχρηστη σε ορισμένους χρήστες.
• Τρέχει μόνο σε Windows.

3. taxfriend.gr (online)

Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.taxfriend.gr/

To taxfriend.gr είναι μια online υπηρεσία από τη Singular Logic. Το ότι είναι online μπορεί να προκαλέσει δυσπιστία σε κάποιους, το ότι είναι της Singular Logic, από την άλλη, ενδέχεται να τους καθυσηχάσει. Οι δυνατότητες της εφαρμογής περιλαμβάνουν τα εξής:

• Δημιουργία φακέλων αποδείξεων για πιο ευέλικτη διαχείριση
• Στατιστικά στοιχεία για τα έξοδά σας, γραφήματα και reports
• Εξαγωγή της λίστας σε excel αλλά και σε OpenOffice
• Δυνατότητα ελέγχου για διπλοεγγραφές
• Έλεγχος εγκυρότητας του ΑΦΜ
• Αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων μιας εταιρείας, εφόσον έχει ήδη περαστεί μια φορά στη λίστα σας
• Αναλυτικότατη λίστα με τους τύπους εξόδων – πιο πλήρης από τις άλλες εφαρμογές που παρουσιάζονται. Από την άλλη, όμως, δεν προσφέρει τη δυνατότητα εισαγωγής νέεων τύπων
• Επιπλέον, το ότι είναι online σημαίνει πως η εφαρμογή δεν επιβαρύνει το σύστημα, τρέχει απευθείας από τον browser και το πιο σημαντικό, ανεξαρτήτως λειτουργικού συστήματος

Μειονεκτήματα:

• Ο χώρος που έχει ο χρήστης για τη διαχείριση των αποδείξεων είναι κάπως περιορισμένος. Δεν θα έλεγα πως η εφαρμογή είναι δύσχρηστη, αλλά θα μου άρεσε να είχα λίγο περισσότερο χώρο
• Το ότι είναι online μπορεί να έχει τα θετικά του, αλλά, προφανώς, είναι πρόβλημα όταν δεν έχετε σύνδεση internet.

4. Αποδείξεις 2010 (online)

Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://apodeixeis.nextservices.eu/

Το “Αποδείξεις 2010 είναι επίσης online, και δημιουργήθηκε από την εταιρεία Nextphase. Χαρακτηριστικά:

• Έλεγχος εγκυρότητας του ΑΦΜ
• Έλεγχος εγκυρότητας της ημερομηνίας μιας απόδειξης. Εάν είναι μεγαλύτερη από την τρέχουσα ημερομηνία, τότε εμφανίζεται σχετική προειδοποίηση
• Αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων μιας εταιρείας, εφόσον έχει ήδη περαστεί μια φορά στη λίστα σας
• Αρκετά αναλυτική λίστα τύπων εξόδου
• Λίστα εφορειών. Είναι η μόνη εφαρμογή που εμφανίζει τις εφορείες καταλογογραφημένες, κάτι που θεωρώ ώς πλεονέκτημα, καθώς αποφεύγονται τα ορθογραφικά λάθη
• Δυνατότητα εξαγωγής της λίστας σε  αρχείο excel
• Μπορεί να ταξινομήσει τα αποτελέσματα βάσει κριτηρίων (π.χ. τύπους εξόδων, ημερομηνία κλπ)
• Είναι online (τρέχει ανεξαρτήτως λειτουργικού, δεν χρειάζεται εγκατάσταση)

Μειονεκτήματα:

• Δεν εμφανίζει στατιστικά γραφήματα
• Δεν προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας φακέλων για την ομαδοποίηση των αποδείξεων
• Ο τρόπος εμφάνισης των αποδείξεων βάσει κριτηρίων, που γίνεται με drag and drop, δεν είναι και τόσο εύχρηστος
• Χρειάζεται σύνδεση internet

5. apodeixeis.com.gr (online)

Ηλεκτρονική διεύθυνση: http://www.apodeixeis.com.gr/

To apodeixeis.com.gr είναι ακόμα μία online υπηρεσία που φαίνεται αρκετά αξιόπιστη και εμφανίζει ένα κάποιο ενδιαφέρον:

• Είναι αρκετά εύχρηστη. Για την ακρίβεια, θα έλεγα πως είναι ευκολότερη στη χρήση της σε σχέση με τις άλλες δύο, αν και αυτό μάλλον οφείλεται στις λιγότερες επιλογές της παρά στην ποιότητα αρχιτεκτονικής της πληροφορίας
• Δίνει τη δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης των στοιχείων της εταιρείας που εκδίδει την απόδειξη, βάσει του ΑΦΜ που θα δοθει
• Διαθέτει έλεγχο εγκυρότητας του ΑΦΜ
• Δίνει τη δυνατότητα εξαγωγής των αποτελεσμάτων σε excel
• Έχει επιλογή πλήρους διαγραφής του λογαριασμού και όλων των στοιχείων του χρήστη, σε περίπτωση που ο χρήστης το επιθυμεί
• Είναι online (τρέχει ανεξαρτήτως λειτουργικού, δεν χρειάζεται εγκατάσταση)

Μειονεκτήματα:

• Δεν δίνει τη δυνατότητα εξαγωγής στατιστικών
• Δεν προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας φακέλων για την ομαδοποίηση των αποδείξεων
• Για να λειτουργήσει χρειάζεται σύνδεση internet

Το συμπέρασμα: Μην περιμένετε οι παραπάνω εφαρμογές να σας λύσουν τα χέρια με μαγικό τρόπο. Θα μπορούσαν ασφαλώς να διευκολύνουν τη δουλειά σας ως ένα σημείο, έχουν ωστόσο ακόμη αρκετά μειονεκτήματα. Ειδικά μάλιστα τα προγράμματα που αποφάσισα να μη συμπεριλάβω σε αυτή την παρουσίαση, μάλλον δημιουργούσαν περισσότερα προβλήματα από όσα έλυναν.

Γενικά η εντύπωσή μου για πολλές από αυτές τις εφαρμογές είναι πως έχουν γίνει λίγο βιαστικά ώστε να προλάβουν να κερδίσουν ένα κοινό, με την προοπτική να βελτιωθούν και να διορθώσουν τα λάθη τους στην πορεία.

Αν ψάχνετε πάντως για κάτι καλύτερο από ένα απλό φύλλο του excel ή του Calc, αξίζει πιστεύω να ρίξετε μια ματιά στις τέσσερις εφαρμογές που παρουσιάστηκαν – έχοντας βέβαια πάντα υπόψη σας τα μειονεκτήματά τους.

Update: Κάτι που μου επεσήμανε ένας φίλος και που δεν ξέρω κατά πόσο θα ισχύσει αλλά καλό είναι να το έχετε υπόψη σας, είναι το εξής: κάποια στιγμή θα πρέπει να περάσετε τις αποδείξεις σας στο επίσημο template που θα ορίσει το Υπουργείο Οικονομικών και το οποίο ακόμα δεν έχει ανακοινωθεί. Όταν έρθει αυτή η ώρα, δεν ξέρω αν οι υπηρεσίες που προανέφερα θα προσφέρουν δωρεάν τη σχετική μετατροπή και μεταφορά των δεδομένων σας. Όπως και να έχει όμως, σε όποια υπηρεσία κι αν καταλήξετε (ακόμα και αν είναι εκτός της συγκεκριμένης λίστας), θα πρότεινα να φροντίσετε οπωσδήποτε να διαλέξετε κάτι που να προσφέρει τη δυνατότητα εξαγωγής των δεδομένων σας τουλάχιστον σε excel. Με αυτό τον τρόπο αυξάνετε τις πιθανότητες η λίστα των αποδείξεών σας να μπορεί να μεταφερθεί εύκολα στο επίσημο template του Υπουργείου.

Update 2 (3/9/2010): Σύμφωνα με δημοσίευμα των Νέων που αναδημοσιεύεται στο Tax Heaven, η αναλυτική καταγραφή των αποδείξεων ενδέχεται να μην είναι απαραίτητη. Σε αυτή την περίπτωση, τα προγράμματα που προαναφέρθηκαν μάλλον χάνουν αρκετή από την χρησιμότητά τους. Παρόλα αυτά, εξακολουθούν να αποτελούν έναν καλό τρόπο οργάνωσης των εξόδων σας. Άλλωστε, σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να δηλώσετε στο Υπουργείο τουλάχιστον το συνολικό ποσό των αποδείξεών σας.

Το παραπάνω άρθρο είναι αρκετά παλιό, αφού δημοσιεύτηκε στις 13 Φεβρουαρίου 2010. Εάν κάποια από τις πληροφορίες που αναφέρονται σε αυτό δεν ισχύει πια, ενημερώστε με μέσω της φόρμας επικοινωνίας για να το τροποποιήσω.

Συντάκτης άρθρου: Γιώργος Σαρηγιαννίδης

Ο Γιώργος Σαρηγιαννίδης είναι απόφοιτος του τμήματος Επικοινωνίας, Μέσων και Πολιτισμού του Παντείου και κάτοχος μεταπτυχιακού διπλώματος από το ίδιο τμήμα. Αυτή τη στιγμή εργάζεται ως freelancer σύμβουλος σε έργα διαδικτύου και intranets, με κύρια αντικείμενα την Αρχιτεκτονική της Πληροφορίας, την κατασκευή ιστοσελίδων και την διαχείριση περιεχομένου. Έχει ειδικευτεί στη μελέτη και τον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό portals, intranets και δικτυακών εφαρμογών, ενώ στο παρελθόν έχει ασχοληθεί και με τη δημοσιογραφία.